Agenturportfolio prüfen: Kosten, Leistungen und Risiken im Gesamtbild
Unternehmen arbeiten häufig mit mehreren spezialisierten Agenturen und digitalen Dienstleistern gleichzeitig. Dadurch entstehen unterschiedliche Verträge, Abrechnungsmodelle, Ansprechpartner, Reportings und Leistungsversprechen. Mit zunehmender Anzahl externer Dienstleister wird es für Geschäftsführung und Controlling schwieriger zu beurteilen, welche Kosten notwendig sind, welche Leistungen tatsächlich erbracht werden und wo Überschneidungen oder Risiken bestehen. AVERVO prüft deshalb nicht nur einzelne Agenturen, sondern die relevanten externen Marketing- und Digitaldienstleister im vereinbarten Prüfumfang und bewertet ihr Zusammenspiel.
- Gesamtüberblick schaffen: Anbieter, Verträge, Kosten und Zuständigkeiten in einem Bild zusammenführen
- Überschneidungen erkennen: doppelt erbrachte oder doppelt abgerechnete Leistungen aufdecken
- Kosten einordnen: Honorare und Abrechnungsmodelle gegen marktübliche Werte prüfen
- Risiken benennen: Abhängigkeiten, Kündigungsfristen und Wechselrisiken bewerten
Agenturportfolio prüfen lassen
Was ist eine Agenturportfolio-Prüfung?
Die Agenturportfolio-Prüfung untersucht die relevanten externen Marketing- und Digitaldienstleister eines Unternehmens im vereinbarten Prüfumfang. Statt eine einzelne Geschäftsbeziehung isoliert zu betrachten, ordnet AVERVO Anbieter, Verträge, Kosten und Leistungen im Zusammenhang ein und bewertet, wie die externe Dienstleisterstruktur als Ganzes funktioniert.
Eine Leistungsprüfung betrachtet eine einzelne bestehende Agentur und deren erbrachte Arbeit. Die Agenturportfolio-Prüfung untersucht dagegen das Zusammenspiel mehrerer Anbieter sowie die gesamte externe Kosten- und Leistungsstruktur eines Unternehmens. Beide Prüfungen ergänzen sich: Die Portfolio-Prüfung liefert das Gesamtbild, aus dem sich bei Bedarf gezielte Einzelprüfungen ableiten lassen.
| Aspekt | Leistungsprüfung | Agenturportfolio-Prüfung |
|---|---|---|
| Umfang | eine bestehende Agentur | relevante Marketing- und Digitaldienstleister im vereinbarten Prüfumfang |
| Perspektive | erbrachte Leistung im Einzelfall | Zusammenspiel, Kosten und Risiken im Gesamtbild |
| Ergebnis | Bewertung einer Geschäftsbeziehung | Bewertung der gesamten externen Dienstleisterstruktur |
Was bei der Agenturportfolio-Prüfung geprüft wird
Die Prüfung deckt die Ebenen ab, auf denen sich Kosten, Leistungen und Verantwortlichkeiten über mehrere Dienstleister hinweg unterscheiden oder überschneiden können. Am Ende steht eine Einschätzung zur wirtschaftlichen Plausibilität des gesamten Portfolios.
Struktur der externen Dienstleister sowie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zwischen den beteiligten Agenturen und internen Teams.
Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und vereinbarte Konditionen jedes einzelnen Dienstleisters.
Abrechnungsmodelle, Honorare sowie Tool- und Softwarekosten im Vergleich zu marktüblichen Werten.
Vereinbarte gegenüber tatsächlich erbrachten Leistungen, Leistungsnachweise, Zieldefinitionen und KPIs.
Qualität und Vergleichbarkeit der Reportings verschiedener Anbieter.
Doppelt beauftragte oder doppelt bezahlte Leistungen sowie Abhängigkeiten von einzelnen Dienstleistern und Wechselrisiken.
Typische Probleme bei mehreren Agenturen
Mit wachsender Anzahl externer Dienstleister entstehen wiederkehrende Muster, die bei Betrachtung einer einzelnen Agentur selten auffallen und erst im Gesamtbild sichtbar werden.
Wiederkehrende Muster im Portfolio
- zwei Agenturen rechnen ähnliche Leistungen ab
- keine klare Trennung zwischen Strategie und Umsetzung
- mehrere Tools erfüllen dieselbe Funktion
- Retainer wachsen über Jahre, ohne erneut geprüft zu werden
- Verantwortlichkeiten zwischen internen Teams und Agenturen sind unklar
- Reports verschiedener Anbieter lassen sich nicht miteinander vergleichen
- einzelne Agenturen optimieren die eigenen Kennzahlen statt das Gesamtziel des Unternehmens
Ergebnis der Agenturportfolio-Prüfung
Das Unternehmen erhält einen strukturierten Prüfbericht, der jede Agentur beziehungsweise jeden Dienstleister einzeln bewertet und zusätzlich in das Gesamtportfolio einordnet. Neben der Einschätzung des einzelnen Anbieters zeigt der Bericht, wie sich Kosten und Leistungen aller Dienstleister zueinander verhalten und wo im Zusammenspiel Handlungsbedarf entsteht.
Die folgende Darstellung zeigt beispielhaft, wie eine solche Bewertungsmatrix aufgebaut sein kann. Die genannten Werte dienen ausschließlich der Veranschaulichung und stammen nicht aus einer realen Prüfung.
| Anbieter | Jahreskosten | Leistung | Risiko | Handlungsbedarf |
|---|---|---|---|---|
| SEO-Agentur | 72.000 € | gut | niedrig | fortführen |
| Ads-Agentur | 95.000 € | kritisch | hoch | neu bewerten |
| Webagentur | 48.000 € | ausreichend | mittel | Leistungsumfang prüfen |
| Content-Agentur | 42.000 € | gut | niedrig | fortführen |
| Tracking-/Analytics-Dienstleister | 63.000 € | teilweise redundant | mittel | konsolidieren |
Beispielhafte Darstellung. Anbieter, Kosten und Bewertungen dieser Tabelle sind frei gewählt und bilden kein reales Mandat ab.
Für welche Unternehmen eignet sich die Prüfung?
Die Agenturportfolio-Prüfung richtet sich an Geschäftsführung, kaufmännische Leitung, Controlling und Beirat mittelständischer Unternehmen mit mehreren externen Agenturen oder digitalen Dienstleistern.
Typische Anlässe
- mehrere Agenturen oder digitale Dienstleister gleichzeitig
- hohe externe Marketing- oder Digitalbudgets
- historisch gewachsene Struktur externer Dienstleister
- fehlender Gesamtüberblick über Kosten und Leistungen
- bevorstehende Vertragsverlängerungen
- geplante Kostenreduktion oder Konsolidierung externer Dienstleister
- Wechsel in Geschäftsführung oder kaufmännischer Leitung
- Investoreneinstieg oder Restrukturierung
So läuft die Agenturportfolio-Prüfung ab
- Prüfung beauftragen: Umfang, Anzahl der Anbieter und Zielsetzung werden festgelegt.
- Unterlagen bereitstellen: Anbieterübersicht, Verträge, Reportings und Kostenübersichten werden übergeben.
- Fachliche Prüfung: AVERVO prüft jeden Anbieter sowie das Zusammenspiel aller Dienstleister.
- Bewertung nach APS-20: Die Einschätzung erfolgt nach dem einheitlichen AVERVO-Prüfungsstandard.
- Vier-Augen-Qualitätssicherung: Ein zweiter Prüfer kontrolliert Ergebnisse und Bewertung.
- Schriftlicher Prüfbericht: Sie erhalten eine strukturierte Auswertung je Anbieter und für das Gesamtportfolio.
- Management-Votum: Der Bericht schließt mit einer klaren Einschätzung und konkretem Handlungsbedarf.
Benötigte Unterlagen
- Übersicht aller relevanten Marketing- und Digitaldienstleister im Prüfumfang
- bestehende Verträge und Leistungsbeschreibungen
- aktuelle Honorar- und Kostenübersicht
- vorhandene Reportings der letzten Perioden
- interne Zuständigkeiten und Ansprechpartner
Preise für die Agenturportfolio-Prüfung
| Umfang | Preis |
|---|---|
| bis 5 Agenturen / Dienstleister | 12.500 € |
| bis 10 Agenturen / Dienstleister | 19.500 € |
| bis 20 Agenturen / Dienstleister | ab 29.500 € |
| komplexe Unternehmensgruppen | individuelles Mandat |
Der Preis richtet sich nicht nur nach der Anzahl der Anbieter, sondern auch nach Vertragsumfang, Datenmenge, Reportingstruktur und Komplexität der Leistungsbeziehungen. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
Agenturportfolio-Prüfung im Vergleich zu Einzelprüfungen
Die Agenturportfolio-Prüfung ersetzt die bestehenden AVERVO-Einzelprüfungen nicht, sondern ordnet sie ein. Sie bildet die übergeordnete Gesamtprüfung, aus der sich bei Bedarf gezielte Einzelprüfungen für einzelne Anbieter, Verträge oder Leistungen ableiten lassen.
| Prüfung | Fokus |
|---|---|
| Anbieterprüfung | ein einzelner Anbieter vor der Beauftragung |
| Angebots- und Vertragsprüfung | ein konkretes Vertragswerk vor der Unterschrift |
| Leistungsprüfung | die bereits erbrachte Arbeit einer bestehenden Agentur |
| Marketingbudget-Prüfung | Wirtschaftlichkeit und Plausibilität eines Marketingbudgets |
| Marketing Controlling | laufende Kontrolle einer oder mehrerer Agenturen über die Zeit |
| APS-20 | der methodische Prüfungsstandard hinter jeder AVERVO-Prüfung |
Weitere Informationen zur Steuerung mehrerer Agenturen
Wie lassen sich mehrere Agenturen sinnvoll steuern, Kosten reduzieren und Leistungen besser strukturieren? Diese Beiträge vertiefen die wichtigsten Fragen rund um externe Marketing-Dienstleister.
Mehrere Agenturen koordinieren
Agenturen konsolidieren
Marketing-Dienstleister im Überblick
Agenturkosten senken
Eine oder mehrere Marketing-Agenturen?
Agenturportfolio unabhängig prüfen lassen
AVERVO prüft bestehende Agenturen, Verträge, Leistungen und Kostenstrukturen neutral und ohne wirtschaftliche Interessen an den beteiligten Anbietern.
Agenturportfolio prüfen lassenHäufige Fragen zur Agenturportfolio-Prüfung
Wann ist eine Agenturportfolio-Prüfung sinnvoll?
Eine Portfolio-Prüfung ist sinnvoll, sobald mehrere externe Anbieter parallel arbeiten und Kosten, Zuständigkeiten oder Leistungen im Zusammenhang bewertet werden sollen. Entscheidend ist die Komplexität der Struktur, nicht eine feste Anzahl von Dienstleistern.
Werden auch interne Marketingteams in die Prüfung einbezogen?
Ja, sofern sie an der externen Leistungserbringung beteiligt sind oder Schnittstellen zu den geprüften Agenturen bestehen. Entscheidend ist ein vollständiges Bild der Zuständigkeiten zwischen internen Teams und externen Dienstleistern.
Vermittelt AVERVO nach der Prüfung neue Agenturen?
Nein. AVERVO ist keine Agenturvermittlung, erhält keine Provisionen und empfiehlt keine eigenen Dienstleister. Die Prüfung erfolgt ausschließlich im Interesse des Auftraggebers.
Nach welchem Standard wird geprüft?
Die Bewertung erfolgt nach APS-20, dem einheitlichen AVERVO-Prüfungsstandard, ergänzt um ein internes Vier-Augen-Prinzip zur Qualitätssicherung.
Kommuniziert AVERVO direkt mit den geprüften Agenturen?
Grundsätzlich berichtet AVERVO ausschließlich an den Auftraggeber. Rückfragen an einzelne Anbieter erfolgen nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber.
Wie lange dauert eine Agenturportfolio-Prüfung?
Die Dauer richtet sich nach der Anzahl der Anbieter, dem Vertragsumfang und der verfügbaren Datenlage. Für ein Portfolio mit bis zu zehn Dienstleistern ist in der Regel mit mehreren Wochen zu rechnen.
Was unterscheidet die Agenturportfolio-Prüfung von einer einzelnen Leistungsprüfung?
Die Leistungsprüfung bewertet eine einzelne Agentur. Die Agenturportfolio-Prüfung untersucht zusätzlich das Zusammenspiel mehrerer Anbieter sowie die gesamte externe Kosten- und Leistungsstruktur des Unternehmens.
